BT envanterinde amortisman hesabı nasıl yapılır? Finansal raporlama süreçlerine etkisi ve şirketler için önemi detaylı şekilde ele alınmaktadır.
BT altyapısındaki büyümeden kaynaklı olarak çoğu işletme, kullanılmakta olan cihazların finansal değerini geri plana atarak göz ardı etmektedir. İşletmeler genel olarak kullanılacak olan cihazların satın alma yani maliyetine odaklanmaktadır. Fakat geçen zamanla oluşan değer kaybı doğru hesaplanmadığı takdirde muhasebe kayıtlarının yanı sıra yatırım planları sağlıklı olmamaktadır. Kurumsal ölçekte faaliyetlerini sürdüren şirketlerde BT envanterinde amortisman hesabı, yasal bir gereklilik olmakla birlikte stratejik kararların temelini oluşturan en önemli yönetim araçlarından bir tanesidir. Eksik veya yanlış raporlanan envanterler varlıkların olduğundan yüksek fiyatlı veya daha değerli görünmesine yol açmaktadır. Bu durum hem bütçe planlamasına hem de satın alma stratejilerine direk etki etmektedir.
BT envanterinde amortisman hesaplama, finansal raporlamaya olan etkisi ve şirketlerin neden bu alanda profesyonel destek alması gerektiği hakkında detaylı bilgi sahibi olmak için yazımızı okumayı sürdürebilirsiniz.
Bir varlığın kullanıldığı süre boyunca yaşamış olduğu değer kayıplarının belirli bir plan dahilinde finansal kayıtlara yansıtılmasına amortisman denilmektedir. BT envanteri içerisinde yer alan varlıklar ise;
Bilgisayar
Sunucu
Router, switch ve benzeri network cihazları
POS cihazları
Yazıcı ve barkod ekipmanları
Güvenlik kamera sistemleri
Mobil cihazlar
Veri depolama üniteleri
BT ekipmanları diğer sabit varlıklarla kıyas edildiğinde eskime süresi teknolojinin gelişiminden kaynaklı daha hızlıdır. Örnek vermek gerekirse herhangi bir sunucu yıllar boyunca kullanılabilirken, dizüstü bilgisayarlar birkaç yıl içinde performans açısından ilk günkü gibi olmayacağından yetersiz kalmaktadır. Bundan dolayı BT varlıklarının amortisman planı, klasik demirbaşlarla aynı olmayıp, esnek ve düzenli takip gerektirmektedir. Ayrıca BT envanteriyle finansal veriler birbiri ile uyumlu olmalıdır. Amortisman hesaplarının ihmali aşağıda sıralamış olduğumuz sorunların yaşanmasına neden olmaktadır.
Gereğinden çok vergi yükü
Gerçekten uzak bütçe planları
Yanlış karlılık analizi
Plansız yatırım kararları
Envanter değerinin olduğundan yüksek görünmesi
BT cihazlarında amortisman hesaplaması doğrusal yöntemlerle yapılmaktadır. Doğrusal yöntemle yapılmakta olan amortisman hesaplamasında cihazın satın alma maliyeti, ekonomik ömrüne eşit olacak şekilde dağıtılmaktadır. Örnek vermek gerekirse;
Laptop maliyeti: 40.000 TL
Ekonomik ömür: 4 yıl
Yıllık amortisman:
40.000 / 4 = 10.000 TL
Örnek verdiğimiz hesaplamaya göre BT kullanılan cihazın finansal değeri her yıl 10.000 TL düşmektedir. Kurumsal şirketlerde örneklediğimiz hesaplama tek bir cihaz için değil, yüzlerce hatta binlerce cihaz için yapılmakta olup, manuel takip yöntemleri yetersiz olmaktadır.
Satın alma tarihinden garanti süresine, seri numarasından kullanıcı bilgisine kadar bütün verilerin tek merkezden takibi BT envanter yönetim sistemleri ile yapılmaktadır.
BT envanteri finans ekipleri için teknik bir liste olmamakla birlikte şirketin sahip olduğu varlıkların finansal görünümüdür. Düzenli olduğu kadar doğru tutulan envanterler şirketlerdeki raporların sağlıklı hazırlanmasında etkilidir. Sabit kıymet listeleri, yıllık amortisman tabloları ve varlık değerleme raporlarının sağlıklı raporlanması doğru tutulan BT envanterleri ile hazırlanabilmektedir. IT bütçe planları ve yatırım projeksiyonları raporları da bu sistemle sağlıklı şekilde hazırlanmaktadır.
Mesela mevcut cihazların ortalama yaşı bilinmediği takdirde gelecek yıl yapılması gereken donanım yatırımının doğru tahmin edilmesi mümkün değildir. Cihazların yaşı ile alakalı eksik ya da yanlış bilgilerden dolayı beklenmeyen maliyetler ortaya çıkmaktadır. Çok lokasyona sahip şirketlerde cihazların hangi ofiste yer aldığı, ne kadar zamandır kullanıldığı ve ne zaman yenilenmesi gerektiği, finansal planlamaya direk etki etmektedir.
Amortisman verileri geçmişi analiz etmekle sınırlı olmayıp, geleceği de planlamakta da kullanılmaktadır. Mesela:
200 adet bilgisayarın ekonomik ömrü tükenmek üzereyse
50 adet POS cihazının garanti süresi bitmişse
Network altyapısının bir bölümü eski teknolojiye sahipse
Yukarıda sıralamış olduğumuz bilgiler yatırım planlamasının temeli olmaktadır. Plansız şekilde gerçekleştirilen cihaz değişimleri genel olarak uygun olmayıp, çok yüksek maliyetlidir. Amortisman verileri doğru analiz edildiği takdirde cihazların yenileme süreci zamana yayılmaktadır. Böylelikle;
Nakit akışı dengede tutulmaktadır,
Beklenmeyen maliyetler azalır,
Operasyonel aksaklıklar engellenir,
Performans kayıpları minimuma indirgenmektedir,
İşletmelerin BT varlıkları Excel dosyalarında tutulmaktadır. Excel dosyalarında bilgilerin tutulması pratik olmasına rağmen geçen zamanla veriler güncelliğini kaybetmektedir. BT envanteri yönetiminde yapılan hatalar ise farklılık göstermektedir. Aşağıda belirtmiş olduğumuz hatalar sık yapılmakla birlikte raporlamada ciddi tutarsızlıklara yol açmaktadır. Ayrıca denetim süreçlerinde eksik ya da hatalı kayıtlar risk oluşturmaktadır.
Zimmet bilgilerinin güncelliğini yitirmesi,
Satın alma tarihlerinin tam girilmemesi,
Garanti sürelerinin takibinin ihmal edilmesi,
Aynı cihazın birden fazla kayıtta bulunması,
Kullanımdan kaldırılan ekipmanların listeden çıkarılmaması,
Finans ve IT ekiplerinin değişik veriler kullanması,
BT envanteri yönetimi sadece teknik bir süreç olmazken hem finans hem satın alma hem de operasyon ekiplerinin beraber çalışmasını gerektirmektedir. Şirketler BT envanterinde aşağıdaki nedenlerden dolayı profesyonel destek almaktadır.
Envanter verilerinin standartlaştırılması,
Amortisman hesaplarının doğru planlanması,
Raporlama süreçlerinin kısa zaman içerisinde gerçekleştirilmesi,
IT ve finans verilerinin uyumlu duruma getirilmesi,
Denetim süreçlerine hazır bir altyapının oluşturulması,
Teknofix firmamızın sunmuş olduğu hizmetin kapsamında BT envanterinin analiz edilmesi, varlık listelerinin standartlaştırılması ve amortisman planının oluşturulması yer almaktadır. Finans raporlamasına uygun yapıların kurulması ve güncel takip sisteminin devreye alınması da Teknofix firmamız tarafında sunulan hizmetlerdendir. Şirketinizin operasyonel ve finansal açıdan daha kontrollü hareket etmesi için sizlerde tarafımızdan sunulan hizmeti deneyimleyebilirsiniz.
Teknoloji yatırımlarının öngörülebilir olması, BT envanterinde amortisman sürecinin doğru yönetilmesi ile mümkün olmaktadır. BT envanteri ve amortisman süreci hangi cihazın ne zaman yenilenmesi gerektiğini, hangi ekipmanların maliyet oluşturduğu ve hangi varlıkların verimli şekilde kullanılmaya devam ettiğini göstermektedir.
Teknofix firmamız BT varlıklarınızı teknik ve finansal açıdan analiz etmektedir. Envanter yönetimi, amortisman planlama ve finansal raporlama süreçlerini tek bir sistem altında toparlayan Teknofix, operasyonel yükü minimuma indirgemektedir. Sizlerde bizlerle iletişime geçerek BT envanterinde amortisman hesaplama ve finansal raporlama süreçlerini daha profesyonel şekilde yönetebilirsiniz.
